L’art d’être en réunion sans se réunir

Alors que les employés commencent à prendre leurs marques dans leur nouvelle et improbable routine, un aspect de l’activité persiste : les réunions.

Même en temps normal, les réunions sont souvent la bête noire de nombreux employés, que ce soit en raison de leur fréquence excessive ou de leur inutilité perçue. Les réunions, quand elles sont négligées, sont aussi un problème pour les entreprises : une étude montre qu’elles représentent un coût considérable pour les employeurs, coût mesuré par « une baisse des parts de marché, de l’innovation et de la stabilité de l’emploi ».

Les employés doivent faire face désormais à une difficulté supplémentaire qui vient s’ajouter à leurs tâches quotidiennes : s’accommoder d’une organisation du travail inédite dans un environnement professionnel aussi incertain que déstabilisant. Il existe cependant des moyens simples et de bon sens pour que ces employés virtuels entrent en vitesse de croisière dans leur nouvelle routine et organisent des réunions efficaces, affirme Nick Meehan, expert en expérience utilisateur à Xerox PARC.

Indiquez clairement qui est en charge et agissez en conséquence.

Indiquez à l’avance qui est à l’origine de la réunion, c’est important pour la reddition des comptes.

L’expéditeur de l’invitation à la réunion n’est pas, de fait, l’organisateur, précise Nick, non sans ironie. « Peut-être aime-t-il à penser qu’il l’est, mais ce n’est pas toujours le cas. » Les participants doivent savoir qui est aux commandes.

« L’organisateur de la réunion est le chef d’orchestre », poursuit Nick. « Il doit indiquer l’objet précis de la réunion pour que chacun puisse garder le cap et contribuer efficacement. »

L’organisateur peut donner le ton en communiquant un ordre du jour avancé qui présente les objectifs visés de la réunion et permette aux participants de se préparer. « C’est rarement fait », déplore Nick. « Et pourtant une brève présentation des points à aborder augmente considérablement les chances de succès de la réunion. » Autre avantage non négligeable, le partage précoce de l’ordre du jour indique aux participants l’identité de la personne qui est en charge.

Faites de la prise de notes et des points d’action une tâche collective.

Les réunions virtuelles se prêtent particulièrement bien à la prise de notes collective. Les outils comme Microsoft OneNote, Google Docs ou Sheets facilitent grandement ce type de collaboration. « Respectez l’ordre du jour que vous aviez communiqué et affichez-le à l’écran », recommande Nick. « Les participants peuvent l’éditer en temps réel. Ce type de collaboration favorise l’harmonisation du travail. »

Dans le même style, Trello et Asana sont d’excellents outils pour la saisie et l’assignation des points d’action au fur et à mesure qu’ils sont évoqués. « Cette approche permet d’éliminer un problème sensible qui se pose généralement après les réunions, à savoir l’assignation des tâches et points d’action d’une manière considérée trop souvent comme unilatérale ou descendante », souligne Nick. « Assigner les tâches en cours de réunion et au fur et à mesure qu’elles sont évoquées est perçu comme beaucoup plus démocratique par les participants. »

Nick Meehan souligne également que tout le monde n’affiche pas les mêmes styles, ni préférences d’apprentissage. Pour certaines personnes, la prise de notes entrave leur capacité à se concentrer et à participer efficacement à la discussion. La plupart des outils vidéo possèdent des fonctionnalités d’enregistrement qui sont idéales pour les apprenants auditifs. Pensez néanmoins à demander aux participants s’ils ont une objection à ce que la réunion soit enregistrée.

Une réunion brève et agréable sera toujours plus efficace qu’une réunion laborieuse qui s’éternise.

La baisse d’attention de la part des participants est un phénomène courant lors des réunions en personne. Mais selon Nick, la capacité de concentration et de participation est encore plus réduite dans le cas des réunions virtuelles.

« Limitez les réunions à une trentaine de minutes, 45 tout au plus », préconise Nick. « Vous pouvez à cet effet modifier vos paramètres Outlook et sélectionner des créneaux de 30 minutes à la place des plages d’une heure sélectionnées par défaut. » Ce petit remaniement permettra aux organisateurs de réunions de s’interroger sur la nécessité de consacrer une heure entière à une réunion.

Nick préconise également de ne pas hésiter à mettre fin plus tôt à une réunion si et quand cela est possible. « Tout le monde vous en sera reconnaissant », assure Nick.

Ne vous laissez pas impressionner par la caméra.

Si les réunions à distance sont pratiques, elles sont pour certains perçues comme une intrusion dans la vie privée. Si la plupart des employés s’en accommodent, pour ceux qui sont plus pudiques ou qui travaillent depuis leur chambre à coucher, une telle exposition peut sembler intrusive et être mal vécue.

« Vous avez parfaitement le droit de refuser d’activer votre caméra », conseille Nick. « L’idéal, certes, serait de voir tout le monde à l’écran mais si vous ne pouvez vous y résoudre, veillez tout de même à orienter votre caméra sur quelque chose en temps réel, comme les notes que vous prenez, par exemple. » Cela obligera les participants à rester focalisés au lieu de consulter furtivement leur boîte mail.

Quels conseils donneriez-vous pour mener efficacement des réunions virtuelles ?