8 questions clés à poser à un potentiel fournisseur de services MPS

Les services de gestion d’impression (Managed Print Services — MPS) ont bien évolué. Il ne s’agit plus seulement de réparer des machines et de gérer les stocks de fournitures. Aujourd’hui, c’est un élément crucial pour votre entreprise, qui vous aide à mener vos opérations plus efficacement, à réduire vos coûts, à rationaliser vos processus et à offrir une meilleure qualité de service à vos clients et vos employés.

Les fournisseurs de services MPS placent la barre plus haut : leurs offres ne cessent d’évoluer pour répondre aux besoins d’un marché en constante mutation.

Mais tous ne sont pas égaux, c’est pourquoi vous devez prendre le temps d’évaluer soigneusement leurs offres de services de gestion d’impression pour savoir s’ils seront en mesure de répondre à vos besoins spécifiques.

Voici 8 questions clés à leur poser :

1.    Quel est le degré de fiabilité de leur solution ?

63 % des entreprises révèlent qu’elles ont été victimes d’une violation de données due à l’impression. Un chiffre qui interpelle et qui inquiète.

Les violations liées à l’impression sont de natures diverses. Il peut s’agir d’informations confidentielles abandonnées dans un bac d’imprimante, ou bien de l’accès non autorisé à des documents stockés sur votre réseau ou dans le Cloud. Sans oublier les problèmes de sécurité que pose le succès grandissant du BYOD (« Emportez votre propre appareil »).

Quand on parle de solutions MPS, une sécurité absolue est incontournable. N’oubliez pas de demander à tout fournisseur potentiel :

• La méthode utilisée pour sécuriser les données circulant entre ordinateurs et imprimantes

• Comment ces informations sont imprimées de manière sécurisée

• S’il propose un système de contrôle des accès pour les différents utilisateurs

Tout aussi important : assurez-vous que son système de sécurisation des impressions soit intégrable à votre propre installation de sécurité.

2.    Leur solution répond-elle à vos besoins en matière de flexibilité et d’intégration ?

Quand on parle de MPS, il n’y a pas de solution universelle. Chaque entreprise a une configuration qui lui est propre, c’est pourquoi vous devez vous assurer que votre fournisseur MPS est en mesure de s’adapter à votre environnement.

Serveur unique sur site unique, ou bien infrastructure complexe multi-serveurs, multi-sites, voire multinationale, la solution idéale doit pouvoir évoluer et prendre en charge tous les niveaux de complexité.

Elle doit être compatible avec vos serveurs d’impression, l’impression IP directe, ou bien les deux, et vous aider à optimiser votre infrastructure de façon à réduire vos coûts, simplifier la gestion de votre parc et faciliter l’expérience des utilisateurs.

Elle doit également s’intégrer sans heurt avec votre installation IT actuelle afin de minimiser les perturbations pendant (et après) la phase de lancement. La plupart des entreprises disposent d’un écosystème IT complexe, c’est pourquoi votre solution MPS doit pouvoir cohabiter harmonieusement avec vos fournisseurs, technologies et processus existants.

3.    Leurs fonctionnalités de reporting sont-elles vraiment utiles ?

L’approche « on paramètre et on oublie » ne fait pas bon ménage avec les solutions MPS. Votre environnement d’impression évolue constamment, c’est pourquoi il est crucial que vous puissiez tirer des conclusions de vos données pour améliorer vos opérations en permanence.

Choisissez une solution qui inclut des fonctionnalités de reporting dynamiques : pouvoir analyser et suivre les activités d’impression en temps réel vous aidera à améliorer vos niveaux de sécurité, de responsabilité et d’efficacité. Dans l’idéal, vous devez pouvoir accéder aux moindres détails, et personnaliser vos rapports pour qu’ils reflètent vos objectifs et indicateurs clés de performance.

Renseignez-vous sur le processus de création de rapports et la planification des rapports, ainsi que sur leur format de parution (ex. : e-mail ou tableau de bord). Tâchez également de déterminer si le fournisseur dispose de l’expertise interne pour transformer les données brutes en informations commerciales exploitables pour améliorer vos résultats. 

4.    S’agit-il d’une solution universelle ou sur mesure ?

Lorsque vous évaluez une solution MPS, il est important de s’intéresser au ROI. Vous devez payer pour ce que vous utilisez, mais pas plus.

Afin de pouvoir tirer pleinement parti des économies promises par la solution, vous devez opter pour une approche modulaire et flexible. Vous pourrez ajouter des modules en fonction de votre croissance et de vos besoins. Tout aussi important : vous pourrez supprimer des modules si vous avez besoin de réduire vos dépenses.

Cette approche flexible par répartition (« pay-as-you-go ») optimise votre retour sur investissement tout en vous offrant la garantie de coûts prévisibles que vous pouvez budgétiser.

Assurez-vous de ne pas vous enchaîner à un contrat rigide.

5.    Leur solution est-elle facile à utiliser par vos employés et votre service IT ? 

Votre solution MPS doit répondre aux besoins parfois contradictoires des utilisateurs et de votre service IT.

Les utilisateurs veulent pouvoir imprimer des documents facilement et partout, à tout moment, sur tous leurs appareils. Ils doivent pouvoir accéder, acheminer, numériser et partager leurs documents facilement et efficacement, qu’ils soient au bureau, en déplacement ou chez eux.

Mais cette liberté et cette flexibilité ne devraient pas se faire au détriment de votre service IT. Celui-ci a besoin d’une solution facile à configurer et administrer, quel que soit le nombre d’imprimantes et d’utilisateurs qu’il devra ajouter au réseau, et qui s’adapte aux exigences variables d’un environnement d’impression très actif.

6.    Leur solution pourra-t-elle évoluer au rythme de votre croissance ?

C’est une question cruciale. Tout environnement d’impression doit évoluer au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Entre les nouveaux utilisateurs, services et bureaux, au siège et à l’étranger, il s’agit d’une configuration complexe.

Ajoutez à cela de nouvelles technologies et pratiques professionnelles (comme le travail mobile, qui concernera près de trois quarts de la main-d’œuvre américaine d’ici 2020), et il devient évident qu’une approche flexible et évolutive est nécessaire.

Il est donc essentiel de vous renseigner sur le nombre maximum d’imprimantes multifonctions que telle ou telle solution est en mesure de gérer, et sur la façon dont elle gérera des infrastructures multi-sites ou multinationales.

7.     Leur solution saura-t-elle identifier les opportunités d’économies ? 

Demandez bien à votre fournisseur de solution MPS si celle-ci fournit des informations détaillées sur les activités et coûts d’impression, ce qui vous permettra d’identifier les domaines dans lesquels des économies et des gains d’efficacité sont possibles. Vous devez pouvoir obtenir une répartition détaillée des habitudes d’utilisation, que vous pourrez analyser et trier comme bon vous semble – par utilisateur, appareil, service, bureau ou serveur.

Vous saurez ainsi si vous obtenez le meilleur ROI possible (en analysant les imprimantes sur- ou sous-utilisées), si vos opérations sont aussi rentables que possible (en optimisant l’emplacement des imprimantes pour les groupes de travail) et si vous réalisez des économies d’échelle (en commandant les fournitures de manière proactive et centralisée). 

8.    Leur solution est-elle pérenne et la meilleure de sa catégorie ?

De nombreuses solutions de services de gestion d’impression sont développées en interne. À première vue, c’est une très bonne chose. L’inconvénient, c’est que ces offres de services sont souvent incomplètes. Elles ne sont donc pas aussi robustes que les solutions partenaires qui reposent sur une expertise du secteur et des années d’expérience pratique auprès de milliers de clients.

Les solutions sur mesure sont souvent dépassées par le rythme du changement et incapables de s’adapter aux nouvelles technologies, ou d’évoluer facilement et rapidement. Une solution partenaire doit reposer sur les bonnes pratiques du secteur et évoluer en permanence afin de pouvoir prendre en charge les dernières avancées technologiques et pratiques professionnelles.

Les offres de MPS sont si nombreuses qu’il est essentiel de poser les bonnes questions. Les réponses que vous obtiendrez à ces huit questions clés vous aideront à faire le bon choix – pour vos utilisateurs, votre service IT, vos clients et votre entreprise. 

Pour en savoir plus, consultez notre page Services de gestion d’impression.